Как правильно написать письмо

Умеете ли вы писать письма? Надеюсь, что да. Но, как правильно написать письмо, знают не все.

Начну с того, что письма делятся на три группы: официальные, полуофициальные и частные или личные.

Официальными письмами пользуются все организации и предприятия в деловой переписке. При составлении таких писем используют определенные правила и структуру.

Полуофициальные письма применяют для житейских случаев, например, письма-запросы, различные инструкции, письма, подтверждающие получение сведений или товаров, и другое.

Частные письма используются в переписке между людьми (знакомыми и незнакомыми).

Как правильно написать письмо в организацию (учреждение, предприятие).

В таких письмах обязательно указываются реквизиты организации (адрес, дата, телефон). Обращаться нужно вежливо, поэтому используйте в начале письма слово «Уважаемый (ая) …Ф.И.О.)». Узнайте обязательно эти данные, не пишите небрежно такие письма. Закончить письмо нужно также вежливо словом «С уважением,…ваши Ф.И.О.».

Старайтесь излагать информацию логично и по-возможности кратко, но понятно для получателя. Не забывайте о грамотности. Самое главное, чтобы была раскрыта проблема, суть письма. Обычно такие письма пишут на 1 – 2 страницах. Обязательно напишите вначале черновик.

Если вы ссылаетесь на документы в письме, не забудьте приложить их копии и перечислите в конце письма.