Пожиратели времени и рабочие перерывы

Пожиратели времени и рабочие перерывы

Выгода организаций зависит от эффективной и действенной рабочей силы, так как она ведет не только к финансовой прибыли, но и к выгоде индивидуальных рабочих в условиях удовлетворения от работы. Эффективная работа означает достигнуть то, что вы запланировали или решили сделать. Эффективно работая, человек может сделать намного больше в течение рабочего дня и это ведет к более высокой производительности и к большему удовлетворению от работы.

Важными причинами неэффективности работы являются так называемые «пожиратели времени». Типичным примером является огромное количество встреч, проводимых в деловой сфере. Несмотря на то, что встреча представляет собой дискуссию между двумя или более людьми, обменивающимися информацией наиболее эффективным способом, многие считают встречи обычной потерей времени. Обычная встреча не имеет четкой программы, нет определенного временного периода, и обычно завершается без какого-либо соглашения по фактическим выводам. Многие люди считают собрания бесполезными. Было проведено много исследований, в особенности в США, касающиеся вопроса эффективных встреч: например встречаться стоя, а не сидя (Блудорн, Тюрбан и Лов 1999). Видимо это дает людям чувство срочности и предотвращает их погружение в длинные и ненужные дискуссии.

Эффективное использование (рабочего) времени привлекало все больше и больше внимания академиков и светских сообществ на протяжение последних десяти лет. В этой области доминирует чувство нехватки времени. Согласно исследованиям Ларсона и Санне (2005), около 60% их респондентов заявили, что им нежно очень много всего сделать в течение рабочего дня и то, что они испытывают трудности с этим. Другие исследования подтверждают это, и совершенно очевидно, что люди считают, что время проходит слишком быстро, что им нужно завершить очень много дел и что они предпочитают работать намного более медленными темпами. Вместе с этим, баланс между двумя этими деятельностями должен быть улучшен. Согласно исследованиям Ларсона и Санне (2005) время может быть распределено на необходимое время (сон, еда, и т.д), договорное время (лоплачиваемая работа), забронированное время (домашние дела и другие обязательства в личной жизни) и свободное время. Изучения времени показывают, что люди чувствуют, что им недостаточно доступного свободного времени для восстановления после всех других обязательных действий, которые становятся результатом всех обычных проблем (со здоровьем).

В теории, эффективное использование времени должно вести к улучшению баланса между различными видами деятельности. Эффективная работа начинается с планирования различных задач. Возможно, спланировать большую часть вашего рабочего дня и сфокусироваться на ведении работы по плану, но неизбежно то, что некоторые перерывы на какой-то стадии вмешаются и снизят эффективность. Перерыв можно назвать неожиданным событием, которое (негативно) влияет на вашу способность делать запланированную работу.

Существует три источника перерывов: 1. Личные/внутренние (потеря концентрации или энергии, невозможность собраться с мыслями), 2 Электронные (телефон,e-mail, пейджер и т.д) и 3. Социальные (коллеги прерывают вас). В психологии это называется внутренними и внешними перерывами.

Мои личные исследования показывают, что около 96 минут каждый день расходуется на перерывы из внешних источников, исходя из 8 часового рабочего дня, из которых 20% — вашего личного времени. Конечно, существуют также дифференцирующие факторы, такие как внешние прерывания, которые увеличиваются, когда один работает в офисе с открытой планировкой, или когда тип работы включает в себя много телефонных или электронных переговоров.

В общем, источник перерывов можно разделить на 4 категории:
А. Критические,
В.Важные,
С.Маловажные,
D.Неважные.

Категории А. и В — это типы перерывов, которые требуют вашего внимания, имеют дополнительную ценность и являются важными. Как бы то ни было, категории C и D только отвлекают вас от работы и мешают вам делать, то что вам действительно нужно сделать.
Исследования, проведенные Зижстра, Рое, Леонорой и Кредиет (1999) на секретарных работниках показывают, что перерывы не всегда являются скучными. Иногда перерывы могут быть приветствуемыми изменениями, после которых выполнение задачи возобновляется с новой силой. Акцент на исследования в области перерывов в основном ставился на негативные его аспекты, и потерю эффективности и производительности, так как это является доминирующим чувством, о котором люди сообщают.

Чтобы справиться с пожирателями времени и перерывами, необходимо сделать план ночью перед следующим рабочим днем, например, в виде ‘списка дел. Сделайте различие между теми задачами и деятельностями, которые вы должны сделать, и теми, которые вы хотели бы сделать. Таким образом, вы сможете держаться на вершине приоритетов, несмотря на перерывы в течение рабочего дня. Не планируйте полностью весь ваш рабочий день, но найдите время на перерывы и периоды неэффективности. Так же очень важно проверять в течение рабочего дня, работаете ли вы над тем, что планировали или нет. С этой основой вы можете выбрать, менять ли деятельность или изменить план. Очень часто от людей я слышу «У меня на это нет времени…». На самом деле это значит, что у вас есть время, но вы не хотите его тратить на это.

Вячеслав, www.biznes-uspeh.com

Ключевые слова:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

error: Content is protected !!